جودة مسك الدفاتر تعتمد بصورة مباشرة على اكتمال المستندات وانتظام تسليمها. وجود دورة شهرية ثابتة يقلل الأخطاء والتأخير ويحسن موثوقية التقارير.
مستندات الإيرادات
الفواتير الصادرة، تقارير نقاط البيع، إشعارات الخصم والإضافة، والعقود أو أوامر الشراء التي توضح طبيعة الإيراد.
مستندات المصروفات والمشتريات
فواتير الموردين، أوامر الشراء، المصروفات النثرية، ومستندات السداد المرتبطة بكل عملية.
الحركة البنكية والنقدية
كشوف الحسابات البنكية، إشعارات التحويل، بيانات بطاقات الدفع، وتقارير الصندوق.
الرواتب والموظفون
مسيرات الرواتب، البدلات والاستقطاعات، وأي مستندات تؤثر في تسجيل التزامات الموظفين.
الأصول والعقود
فواتير شراء الأصول، عقود الإيجار والتمويل والخدمات المستمرة، وأي تعديلات على العقود.
قائمة مراجعة سريعةقبل البدء، تأكد من توفر الآتي
- تسمية الملفات بصورة موحدة
- فصل مستندات كل شهر
- ربط كل سداد بالفاتورة
- توضيح العمليات غير المعتادة
- تسليم كشوف البنوك كاملة
- اعتماد موعد شهري ثابت للتسليم
هذا المحتوى توعوي وعام، ولا يغني عن تقييم حالة المنشأة وفق بياناتها والمتطلبات الرسمية السارية.